“Binnen 1 jaar kregen we grip en controle”

De 21e eeuw vraagt om hoogwaardig opgeleide professionals. Een leven lang flexibel leren staat hierbij voorop. Hogeschool Utrecht heeft daarom als strategische prioriteit het post HBO-onderwijs (non-degree onderwijs). Zo geven ze vorm aan hun maatschappelijke rol. “Met de implementatie van Coachview hadden we binnen 1 jaar grip én controle op inschrijvingen, opleidingen en de financiële administratie!”

Margot Loop,

Applicatie manager Hogeschool Utrecht

Vergeleken met het regulier onderwijs spelen hier flexibelere processen die om de specifieke invulling vragen. Cruciaal vanuit HU was de mogelijkheid om Coachview te integreren met hun website ‘Werk en Studie’, het financiële systeem en het studentinformatie- en volgsysteem.

STATISTIEKEN

18
GEBRUIKERS

ACTIEF SINDS

2013

Van handmatig werk naar een geautomatiseerd proces

Een tweetal op te lossen problemen

Hogeschool Utrecht heeft veel ervaring met het opleiden van werkende professionals. Jaarlijks leiden ze 25.000 studenten op via deeltijd, duaal hbo, masters en vervolgopleidingen. Ieder in een andere fase van hun carrière, allemaal bezig met het verbreden en verdiepen van kennis en vaardigheden. Om dat voor elkaar te krijgen werkt elk instituut en faculteit continu aan de kwaliteit van hun dienstverlening. Dat vraagt veel van de logistieke ondersteuning en een duidelijke profilering van het aanbod.

Over die processen willen we in control zijn, zonder flexibiliteit voor de faculteiten en instituten uit het oog te verliezen. Om onze bedrijfsprocessen te optimaliseren zijn we daarom 5 deelprojecten gestart waaronder bedrijfsvoering. De speerpunten voor HU: uniform werken, efficiënt werken (operational excellence), klantvriendelijk, flexibiliteit en professionaliteit. Kortom het verkrijgen en behouden van meer grip en controle op de administratie van de non-degee opleidingen.

Oriënteren en selecteren

Hogeschool Utrecht heeft het selectieproces grondig aangepakt. De verschillende systemen die per faculteit werden gebruikt zijn bestudeerd en gedemonstreerd. Daaruit zijn de wensen gedestilleerd. Coachview bleek hier als spin in het web het meest bij aan te sluiten. Zij konden het complete logistieke onderwijsproces op uniforme wijze optimaliseren, met behoud van flexibiliteit voor het individu. Ook de koppeling met Osiris, het financiële systeem en onze website waren belangrijk.

GEBRUIKTE MODULES

Verkoop

Automatische
acties

Inkoop

Website
koppeling

Materieel

Management
informatie

Visuele
planningsmodule

Evaluaties
en Intakes

Functiegericht
opleiden

E-learning
systemen

HR-
systemen

Boekhouding

Betaal
systemen

Meer
integraties

Opleidingsportaal

Docenten
App

Cursisten
App

We zijn nog maar net begonnen

Verloop van de implementatie

Toen de definitieve keuze op Coachview viel zijn direct alle gebruikers getraind. Coachview gebruikt de tactiek leren door te doen. Via gedetailleerde werkinstructies konden ze aan de slag. Medewerkers kregen daarbij ondersteuning van twee key-users. Zij bewaakten de beoogde uniformiteit en de efficiëntiewinst. Met succes! Binnen een half jaar liepen alle belangrijke logistieke processen van ruim 14 instituten rondom non-degree onderwijs via Coachview. Uiteraard zijn er leerpunten. Een daarvan was de aandacht voor de individuele wensen van eindgebruikers. Het systeem kon deze prima aan, maar dit ging ten koste van de uniformiteit en efficiëntie. De individuele aanpak hebben we daarom langzaam losgelaten, zodat Coachview breder toepasbaar werd.

Uniformiteit en integratie

HU heeft samen met Coachview ook het facturatieproces uniform gemaakt en geïntegreerd in het bestaande financiële systeem. Dit heeft gezorgd voor volledig inzicht en controle op de financiële stromen. Ook de laatste stap in het proces, aansluiting met het studenteninformatie en volgsysteem is gerealiseerd. De doelstelling was het krijgen van grip en overzicht op het non-degree onderwijs. In circa een jaar is het gerealiseerd. Hierin zijn alle belangrijke logistieke en administratieve processen optimaal afgestemd en aangesloten op alle systemen Een uniforme, efficiënte en stuurbare organisatie van non-degree onderwijs is het resultaat.

Grip & Controle
  • Continu inzicht in aantal inschrijvingen per opleiding
  • Gestructureerd opleidingsaanbod op website ‘Werk en Studie’, gekoppeld met opleidingsportaal Coachview
  • Financieel overzicht en grip door integratie met DAX en directe terugkoppeling in Coachview
  • Managementmodule: omzetgegevens per opleiding, per instituut of per faculteit
  • Operationeel grip op leven lang leren door Osiris integratie

Deze opleiders gingen je voor

learning management systeem lms referentie Coachview kuehnenagel
Cursusadministratie software Coachview referentie rijksacademie
Cursusadministratie software Coachview referentie lfs
Referentie Coachview GGD regio utrecht
Referentie Coachview Nathalie Sie
Referentie afbeelding verkeersacademie
Referentie logo SignOn ICT Trainingen
Cursusadministratie software Coachview referentie beeckestijn
Cursistenadministratie software coachview referentie pink elephant
Cursusadministratie software Coachview referentie tu delft
Prinses Maxima Centum Referentie Coachview
Referentie Coachview BHV zeeland
Cursusadministratie software Coachview referentie GGD Zaanstreek waterland
Administratie software voor volwassenenonderwijs referentie Coachview hogeschool utrecht hu
Administratie software voor volwassenenonderwijs referentie Coachview tue
Referentie Smartenup Coachview
Cursistenadministratie software coachview referentie Vijfhart-IT
learning management systeem lms referentie Coachview referentie vanderlande academy
Referentie Coachview bruseco
Referentie afbeelding Bureau de mat
Referentie Coachview wsdgroep
learning management systeem lms referentie Coachview agristo
Referentie Coachview GJG Kemmenerland
Logo opleidingscentrum Gelderpoort
Referentie Coachview Elektroraad
learning management systeem lms referentie Coachview volkerwessels academy