Administratie gaat over details

Past onze administratie software in je opleiders proces? Dat ontdek je in onze lange lijst aan gedetailleerde functies. Handig om onze functies te matchen aan jouw processen. En om aan te geven wat je graag in een demo wilt terug zien. De basis en algemene functies zijn altijd geactiveerd. Verfijn door extra modules te kiezen uit de categorie: inzicht, efficient of integraties. Scan en selecteer de modules die je nodig hebt. Je creëert zo de ideale administratie voor je opleidingen. Download de printbare / tablet versie functiesheet. Of gebruik de knop voor de desktopvariant.

Efficiente administratie vanaf de basis

Opleidingen beheren

Alles over het aanmaken en beheren van opleidingen, trainingen en cursussen.

  • Templates maken van opleidingen
  • Opleidingen maken op basis van templates
  • Publiceren opleidingsaanbod op website of portaal
  • Verwerken (web)inschrijvingen
  • Autoriseren opleidingsverzoek door leidinggevende of contactpersoon
  • Administreren in-company of maatwerkopleidingen

Opleidingen plannen

Learning management begint natuurlijk bij een goed plansysteem.

  • Plannen docenten, locaties en materiaal
  • Automatisch roosteren (bijvoorbeeld op weekbasis)
  • Bewaakt dubbelboekingen, boekingen op feestdagen en niet-beschikbaarheid
  • Versturen uitnodigingen en bevestigingen
  • Automatisch aanmaken herhalingsverplichting
  • Attenderen cursist of contactpersoon op herhalingsverplichting

Opleiding registratie

Zie precies hoe goed opleidingen het doen en studenten ervoor staan.

  • Beheren en bewaken wachtlijsten
  • Registratie presentie, resultaten, slaging en vrijstellingen
  • Registeren presentie door docenten
  • Presentielijsten, certificaten en cijferlijsten genereren
  • Registreren niet-beschikbaarheid docenten en locaties
  • Verwerken mutaties als afzeggingen, verplaatsingen etc.

Mailing master

Onderhoud contact met je klanten en prospects.

  • Aanmaken / versturen documenten naar gehele cursusgroep
  • Creëren mailinglijsten via categorieën bedrijven/personen
  • Creëren mailinglijsten via opleidingshistorie
  • Versturen nieuwsbrieven via mail of print
  • Versturen acquisitie-mailings via mail of print
  • Opt-in / opt-out registratie

Documenten en acties

Met onze software zie in één blik wat je opleiders dag brengt.

  • Inrichten actietemplates, en documenttemplates (sjablonen)
  • Bewaakt en meldt uit te voeren acties automatisch
  • (Automatisch) Toewijzen acties aan eigen medewerkers
  • Aanmaken en versturen documenten (print, e-mail of pdf)
  • Uploaden documenten in specifieke dossiers

Bedrijven en personen / CRM

Alle gegevens van je contacten op de juiste plek.

  • Invoeren bedrijfs- en persoonsgegevens
  • Beheren bedrijven en personen in eigen categorieën
  • Koppelen bedrijf, leidinggevende, afdeling en functies aan een persoon
  • Registreren contactmomenten, aandachtspunten en acties
  • Complete historie inzien in bedrijfs- en persoonsdossier
  • Leads en prospects bewaken

Modules voor extra efficiëntie

Verkoop & facturering

Handel ook de facturering efficiënt af via onze opleiderssoftware

  • Standaardprijs instellen per opleiding, training, cursus
  • Prijs instellen per deelnemer, groep of op basis van staffel
  • Offertes aanmaken op basis van standaardprijzen
  • Maatwerkoffertes en prijsafspraken invoeren
  • Opvolgen offertes en bevestigen orders
  • Grootboekrekeningen en kostenplaatsen bepalen
  • Instellen facturatie-voorkeur (print of e-mail), betaalwijze per debiteur
  • Aanmaken factureren (individueel of in bulk (per opleiding))
  • Versturen facturen op basis van voorkeur debiteur (print of e-mail)
  • Factuurlijst exporteren voor import boekhoudsysteem
  • Bewaken betalingen (debiteurenbewaking) + herinneren

Automatische workflow

Laat Coachview nog meer handwerk van je overnemen voor een optimale cursusadministratie

  • Inrichten volledig automatische workflow rondom uitvoering opleiding
  • Voorwaarden toekennen aan automatische uitvoering acties
  • Acties die je kunt automatiseren:
  • Versturen van alle e-mails, zoals uitnodigingen en bevestigingen
  • Vragen om autorisatie door leidinggevende/contactpersoon
  • Accounts in opleidingsportaal aanmaken
  • Accounts in e-learningsysteem
  • (online) evaluaties, aanmaken, versturen en herinneren.
  • Rapportage evaluaties
  • Herinneringen facturen versturen

Inkoop

Manage alle kosten rondom leveranciers in een oogwenk

  • Standaard inkoopkosten instellen per opleiding, training, cursus
  • Tarief docent registreren
  • Grootboekrekeningen en kostenplaatsen bepalen
  • Eenvoudig controleren docentdeclaraties via werkelijke besteding
  • Registeren werkelijke inkoopkosten per opleiding
  • Doorberekenen kosten benodigd materiaal opleiding

Materieel

Werk je met materieel dan is dit een onmisbare module voor je proces

  • Invoeren verbruiksmateriaal zoals lesboeken, incl. bestelniveau
  • Invoeren gebruiksmateriaal zoals beamers, videoapparatuur
  • Invoeren kosten per materiaal
  • Aangeven standaard benodigd materiaal per opleiding
  • Melding dubbelboeking gebruiksmateriaal bij plannen
  • Melding voorraadtekort verbruiksmateriaal bij plannen
  • Melding als verbruiksmateriaal onder bestelniveau komt

Website koppeling

Integreer jouw aanbod op jouw website zoals jij het wilt

  • Automatisch ontvangen inschrijving via website of portaal
  • Inschrijvingen via uw website controleren en doorzetten in Coachview
  • Automatisch matching nieuwe inschrijvingen met bedrijven/personen in database
  • Verrijken gegevens database met inschrijving gegevens
  • Webservices voor het publiceren van aanbod 

Modules voor extra inzicht in je opleidingen

Planning docenten en locaties

Zie en regel precies wie, waar van dag tot dag aan de slag moet

  • Grafisch overzicht opleidingsplanning per dag, week of maand
  • Grafisch overzicht complete opleidingsplanning
  • Grafisch overzicht opleidingsplanning per docent
  • Grafisch overzicht opleidingsplanning per locatie
  • Bewaken goedkeur gepland onderdeel aan docent
  • Tonen opleiding in eigen agenda docent (internetagenda, iCal)

Competentie Management

Stimuleer vooruitgang in de organisatie en koppel opleidingen aan competenties

  • Definiëren vereiste competenties
  • Bepalen opleidingseisen per competentie
  • Koppelen competentie-eisen aan functies en/of afdelingen (competentiematrix)
  • Automatisch vereisen competentie persoon bij toekennen functie/afdeling
  • Bewaken vereiste competenties persoon, inclusief opleidingseisen
  • Automatische ophoging / accordering competentie bij invullen opleidingseis

Evalueren

Ontdek hoe mensen de opleiding ervaren, wat ze ervan verwachten, of hoe ze je als organisatie beoordelen

  • Inrichten standaard vragen(lijsten)
  • Multiple choice, numerieke of open vragen
  • Instellen verplichte invulling
  • Optioneel vragen om extra toelichting
  • Aanmaken evaluaties voor een opleiding, of onderdeel
  • Aanmaken van een algemene evaluatie voor bijvoorbeeld een intake,
    tussentijdse evaluatie, of eindevaluatie
  • Vooraf testen vragenlijst
  • Welkomstpagina en bedankpagina maken
  • Opmaak in eigen huisstijl
  • Online laten invullen of printen vragenlijst
  • (Automatisch) Versturen uitnodiging + herinneringen evaluatie via e-mail
  • Online in te vullen via PC, mobiel of tablet (responsive)
  • Automatische (grafische) analyse en rapportage
  • Analyse maken en versturen per docent of klant

Managementinformatie

Hoe presteert elke opleiding, een faculteit of zelfs een klein onderdeel ervan. Met deze module tover je deze en de volgende inzichten allemaal op je scherm.  

  • Omzet en verwachte omzet (in offerte)
  • Te factureren en gefactureerde omzet
  • Opleidingen
  • Aantallen (opleidingen, deelnemers, uren)
  • Presentiepercentages, slagingspercentages
  • Best presterende opleidingen
  • Per Opleiding
  • Per Opdrachtgever
  • Per Leverancier
  • Per Periode
  • Per Soort opleiding
  • Automatisch genereren maatwerk-rapportages

Naadloze integraties met je systemen

Betaalsystemen ofwel PSP

Wij onderhouden een slimme koppeling met de 4 beste payment service providers van Nederland.
Buckaroo
Molly
Ingenico (Ogone)
MultiSafePay
Overige (maatwerk) Deze koppeling kan:

  • Vanuit opleidingsportaal directe, online betaling regelen
  • Automatisch creëren en verzenden factuur bij online betaling
  • Betaalreferentie PSP doorzetten naar order in backoffice

Boekhoudsystemen

Een boekhoudsysteem is onmisbaar voor elke organisatie.
Accountview / ComTalk
Afas Profit
Exact Globe
Exact Online
Twinfield
Yuki
Overige (maatwerk) Deze koppeling kan:

  • Automatisch doorsturen debiteurgegevens en factuurgegevens
  • Teugkoppeling ontvangst boekhoudsysteem
  • Automatische terugkoppeling betaling (afhankelijk van boekhoudsysteem)

E-learningsystemen

E-learning is niet weg te denken als je een moderne opleider bent
aNewSpring
Moodle
Overige (maatwerk) Deze koppeling kan:

  • Volledige ondersteuning blended learning (klassikaal, e-learning of combinatie)
  • Onderdeel van opleiding markeren als e-learning
  • Automatisch aanmaken gebruikers in e-learningsysteem
  • Automatisch toekennen cursus aan gebruiker in e-learningsysteem
  • Automatisch toezenden inloggegevens e-learningsysteem
  • Beschikbaar stellen e-learning aan deelnemer via opleidingsportaal
  • Single-sign-on opstarten e-learning vanuit opleidingsportaal
  • Automatische terugkoppeling resultaten (afhankelijk van e-learningsysteem)

HR Systemen

Als interne opleider wil je natuurlijk ook met je HR systemen kunnen schakelen. En dat kan met:
Afas HR
Beaufort
Compas
Pview
Overige (maatwerk) Deze koppeling kan:

  • Automatisch inlezen medewerkersgegevens
  • Frequentie inlezen instelbaar, bijvoorbeeld iedere nacht
  • Afdeling, functie en leidinggevende verwerken en koppelen
  • Automatische actualisatie
  • Optioneel afgeronde opleidingsvragen retour naar HR-systeem
  • Automatische opschoning bij uitdienst; historie blijft bewaard

Integratie met ons opleidingsportaal

Publiceren en inrichten

  • Inrichten opleidingsportaal naar eigen huisstijl en wensen
  • Publiceren opleidingsaanbod vanuit backoffice
  • Publiceren van bijvoorbeeld kosten, data/tijden, locatie, vrije plaatsen
  • Inrichten inschrijfformulier naar eigen wens

Automatiseren inschrijvingen

  • Automatisch bevestigen inschrijving
  • Automatisch doorzetten inschrijving naar backoffice
  • Automatisch inloggegevens portaal toesturen

Snelle toegang en autorisatie

  • Cursisten toegang geven tot eigen opleidingsdossier (kan via SSO)
  • Leidinggevenden toegang geven tot dossiers medewerkers voor leidinggevende
  • Contactpersonen toegang geven tot dossiers medewerkers voor contactpersoon
  • Starten van e-learning (zonder opnieuw in te hoeven loggen)

Inzicht in status en voortgang

  • Inzage geven in afgeronde, lopende en nog te volgen opleidingen
  • Inzage geven in behaalde resultaten, aan-/afwezigheid
  • Saldo beheer: inzicht in nog te behalen punten of resterende budgetten
  • Certificaten voor afgeronde opleidingen laten inzien en printen

Algemene functionaliteit

Algemeen

Onze administratie tool kun je heel breed inzetten dankzij:

  • Uitgebreide zoekfuncties
  • Data exporteren naar CSV/XLS/XML
  • Werkt op alle veelgebruikte browsers
  • Meertalig (Engels, Frans, Nederlands, Duits)
  • Eigen velden invoeren en instellen mogelijk

Beveiliging en toegang

De beveiliging van onze opleidingssoftware zet je zover dicht als je wilt dankzij:

  • Single Sign On (meerkosten zie tarieven)
  • Beveiliging en toegang op IP-adres
  • Rechten beheren per persoon / gebruikersrol
  • Toegang docenten tot eigen opleidingen

Standaard koppeling

Je opleiding zichtbaar maken in de zoekmachines en een groot studerend publiek kan eenvoudig op Springest. Alle opleidingen in Coachview kun je hier opzetten. We hebben namelijk een standaard koppeling ontwikkeld. Het mooie: dit kost je niets.

Functies geschikt voor

Onze opleiders administratie software biedt vrijheid aan opleiders in vele specialismen en met vele eisen. Op basis van onze klanten kunnen we zeggen dat we geschikt zijn voor 

  • E-learnings & ELO, 
  • Klassikaal
  • Blended learning
  • Leerlingvolgsysteem
  • Cursusregistratie
  • Cursusplanning
  • CEDEO en PE certificering
  • Learning Management Systeem

Eerst zien, dan geloven

Zo, nu je elk detail weet van Coachview wil je vast weten hoe het werkt. Je ontdekt het als je hieronder een demo aanvraagt. Je ziet dan op jouw locatie wat de cursussoftware kan. Geheel vrijblijvend, want ook dat is de vrijheid die we je als opleider geven. Mocht je al een voorkeur hebben qua datum, stuur dit dan gerust mee. Wij kijken graag wat we kunnen doen.