Administratie gaat over details

Past onze administratie software in je opleiders proces? Dat ontdek je in onze lange lijst aan gedetailleerde functies. Handig om onze functies te matchen aan jouw processen. En om aan te geven wat je graag in een demo wilt terug zien. De basis en algemene functies zijn altijd geactiveerd. Verfijn door extra modules te kiezen uit de categorie: inzicht, efficient of integraties. Scan en selecteer de modules die je nodig hebt. Je creëert zo de ideale administratie voor je opleidingen. Download de printbare / tablet versie functiesheet. Of gebruik de knop voor de desktopvariant.

Efficiente administratie vanaf de basis

Opleidingen beheren

Alles over het aanmaken en beheren van opleidingen, trainingen en cursussen.

Templates maken van opleidingen
Opleidingen maken op basis van templates
Publiceren opleidingsaanbod op website of portaal
Verwerken (web)inschrijvingen
Autoriseren opleidingsverzoek door leidinggevende of contactpersoon
Administreren in-company of maatwerkopleidingen

Opleidingen plannen

Learning management begint natuurlijk bij een goed plansysteem.

Plannen docenten, locaties en materiaal
Automatisch roosteren (bijvoorbeeld op weekbasis)
Bewaakt dubbelboekingen, boekingen op feestdagen en niet-beschikbaarheid
Versturen uitnodigingen en bevestigingen
Automatisch aanmaken herhalingsverplichting
Attenderen cursist of contactpersoon op herhalingsverplichting

Coachview module opleidingen registratie in de opleidingssoftware en cursusadministratie software

Opleiding registratie

Zie precies hoe goed opleidingen het doen en studenten ervoor staan.

Beheren en bewaken wachtlijsten
Registratie presentie, resultaten, slaging en vrijstellingen
Registeren presentie door docenten
Presentielijsten, certificaten en cijferlijsten genereren
Registreren niet-beschikbaarheid docenten en locaties
Verwerken mutaties als afzeggingen, verplaatsingen etc.

Mailing master

Onderhoud contact met je klanten en prospects.

Aanmaken / versturen documenten naar gehele cursusgroep
Creëren mailinglijsten via categorieën bedrijven/personen
Creëren mailinglijsten via opleidingshistorie
Versturen nieuwsbrieven via mail of print
Versturen acquisitie-mailings via mail of print
Opt-in / opt-out registratie

Documenten en acties

Met onze software zie in één blik wat je opleiders dag brengt.

Inrichten actietemplates, en documenttemplates (sjablonen)
Bewaakt en meldt uit te voeren acties automatisch
(Automatisch) Toewijzen acties aan eigen medewerkers
Aanmaken en versturen documenten (print, e-mail of pdf)
Uploaden documenten in specifieke dossiers

Coachview module CRM / bedrijven en personen in de opleidingssoftware en cursusadministratie software

Bedrijven en personen / CRM

Alle gegevens van je contacten op de juiste plek.

Invoeren bedrijfs- en persoonsgegevens
Beheren bedrijven en personen in eigen categorieën
Koppelen bedrijf, leidinggevende, afdeling en functies aan een persoon
Registreren contactmomenten, aandachtspunten en acties
Complete historie inzien in bedrijfs- en persoonsdossier
Leads en prospects bewaken

Modules voor extra efficiëntie

Coachview module verkoop en facturering in de opleidingssoftware en cursusadministratie software

Verkoop & facturering

Handel ook de facturering efficiënt af via onze opleiderssoftware

Standaardprijs instellen per opleiding, training, cursus
Prijs instellen per deelnemer, groep of op basis van staffel
Offertes aanmaken op basis van standaardprijzen
Maatwerkoffertes en prijsafspraken invoeren
Opvolgen offertes en bevestigen orders
Grootboekrekeningen en kostenplaatsen bepalen
Instellen facturatie-voorkeur (print of e-mail), betaalwijze per debiteur
Aanmaken factureren (individueel of in bulk (per opleiding))
Versturen facturen op basis van voorkeur debiteur (print of e-mail)
Factuurlijst exporteren voor import boekhoudsysteem
Bewaken betalingen (debiteurenbewaking) + herinneren

Automatische workflow

Laat Coachview nog meer handwerk van je overnemen voor een optimale cursusadministratie

Inrichten volledig automatische workflow rondom uitvoering opleiding
Voorwaarden toekennen aan automatische uitvoering acties
Acties die je kunt automatiseren:
Versturen van alle e-mails, zoals uitnodigingen en bevestigingen
Vragen om autorisatie door leidinggevende/contactpersoon
Accounts in opleidingsportaal aanmaken
Accounts in e-learningsysteem
(online) evaluaties, aanmaken, versturen en herinneren.
Rapportage evaluaties
Herinneringen facturen versturen

Inkoop

Manage alle kosten rondom leveranciers in een oogwenk

Standaard inkoopkosten instellen per opleiding, training, cursus
Tarief docent registreren
Grootboekrekeningen en kostenplaatsen bepalen
Eenvoudig controleren docentdeclaraties via werkelijke besteding
Registeren werkelijke inkoopkosten per opleiding
Doorberekenen kosten benodigd materiaal opleiding

Materieel

Werk je met materieel dan is dit een onmisbare module voor je proces

Invoeren verbruiksmateriaal zoals lesboeken, incl. bestelniveau
Invoeren gebruiksmateriaal zoals beamers, videoapparatuur
Invoeren kosten per materiaal
Aangeven standaard benodigd materiaal per opleiding
Melding dubbelboeking gebruiksmateriaal bij plannen
Melding voorraadtekort verbruiksmateriaal bij plannen
Melding als verbruiksmateriaal onder bestelniveau komt

Website koppeling

Integreer jouw aanbod op jouw website zoals jij het wilt

Automatisch ontvangen inschrijving via website of portaal
Inschrijvingen via uw website controleren en doorzetten in Coachview
Automatisch matching nieuwe inschrijvingen met bedrijven/personen in database
Verrijken gegevens database met inschrijving gegevens
Webservices voor het publiceren van aanbod

Modules voor extra inzicht in je opleidingen

Planning docenten en locaties

Zie en regel precies wie, waar van dag tot dag aan de slag moet

Grafisch overzicht opleidingsplanning per dag, week of maand
Grafisch overzicht complete opleidingsplanning
Grafisch overzicht opleidingsplanning per docent
Grafisch overzicht opleidingsplanning per locatie
Bewaken goedkeur gepland onderdeel aan docent
Tonen opleiding in eigen agenda docent (internetagenda, iCal)

Competentie Management

Stimuleer vooruitgang in de organisatie en koppel opleidingen aan competenties

Definiëren vereiste competenties
Bepalen opleidingseisen per competentie
Koppelen competentie-eisen aan functies en/of afdelingen (competentiematrix)
Automatisch vereisen competentie persoon bij toekennen functie/afdeling
Bewaken vereiste competenties persoon, inclusief opleidingseisen
Automatische ophoging / accordering competentie bij invullen opleidingseis

Coachview module evaluatie in de cursusadministratie software en opleidingssoftware

Evalueren

Ontdek hoe mensen de opleiding ervaren, wat ze ervan verwachten, of hoe ze je als organisatie beoordelen

Inrichten standaard vragen(lijsten)
Multiple choice, numerieke of open vragen
Instellen verplichte invulling
Optioneel vragen om extra toelichting
Aanmaken evaluaties voor een opleiding, of onderdeel
Aanmaken van een algemene evaluatie voor bijvoorbeeld een intake,
tussentijdse evaluatie, of eindevaluatie
Vooraf testen vragenlijst
Welkomstpagina en bedankpagina maken
Opmaak in eigen huisstijl
Online laten invullen of printen vragenlijst
(Automatisch) Versturen uitnodiging + herinneringen evaluatie via e-mail
Online in te vullen via PC, mobiel of tablet (responsive)
Automatische (grafische) analyse en rapportage
Analyse maken en versturen per docent of klant

Managementinformatie

Hoe presteert elke opleiding, een faculteit of zelfs een klein onderdeel ervan. Met deze module tover je deze en de volgende inzichten allemaal op je scherm.

Omzet en verwachte omzet (in offerte)
Te factureren en gefactureerde omzet
Opleidingen
Aantallen (opleidingen, deelnemers, uren)
Presentiepercentages, slagingspercentages
Best presterende opleidingen
Per Opleiding
Per Opdrachtgever
Per Leverancier
Per Periode
Per Soort opleiding
Automatisch genereren maatwerk-rapportages

Naadloze integraties met je systemen

Betaalsystemen ofwel PSP

Wij onderhouden een slimme koppeling met de 4 beste payment service providers van Nederland.
Buckaroo
Molly
Ingenico (Ogone)
MultiSafePay
Overige (maatwerk) Deze koppeling kan:

Vanuit opleidingsportaal directe, online betaling regelen
Automatisch creëren en verzenden factuur bij online betaling
Betaalreferentie PSP doorzetten naar order in backoffice

Boekhoudsystemen

Een boekhoudsysteem is onmisbaar voor elke organisatie.
Accountview / ComTalk
Afas Profit
Exact Globe
Exact Online
Twinfield
Yuki
Overige (maatwerk) Deze koppeling kan:

Automatisch doorsturen debiteurgegevens en factuurgegevens
Teugkoppeling ontvangst boekhoudsysteem
Automatische terugkoppeling betaling (afhankelijk van boekhoudsysteem)

E-learningsystemen

E-learning is niet weg te denken als je een moderne opleider bent
aNewSpring
Moodle
Overige (maatwerk) Deze koppeling kan:

Volledige ondersteuning blended learning (klassikaal, e-learning of combinatie)
Onderdeel van opleiding markeren als e-learning
Automatisch aanmaken gebruikers in e-learningsysteem
Automatisch toekennen cursus aan gebruiker in e-learningsysteem
Automatisch toezenden inloggegevens e-learningsysteem
Beschikbaar stellen e-learning aan deelnemer via opleidingsportaal
Single-sign-on opstarten e-learning vanuit opleidingsportaal
Automatische terugkoppeling resultaten (afhankelijk van e-learningsysteem)

HR Systemen

Als interne opleider wil je natuurlijk ook met je HR systemen kunnen schakelen. En dat kan met:
Afas HR
Beaufort
Compas
Pview
Overige (maatwerk) Deze koppeling kan:

Automatisch inlezen medewerkersgegevens
Frequentie inlezen instelbaar, bijvoorbeeld iedere nacht
Afdeling, functie en leidinggevende verwerken en koppelen
Automatische actualisatie
Optioneel afgeronde opleidingsvragen retour naar HR-systeem
Automatische opschoning bij uitdienst; historie blijft bewaard

Integratie met ons opleidingsportaal

Publiceren en inrichten

Inrichten opleidingsportaal naar eigen huisstijl en wensen
Publiceren opleidingsaanbod vanuit backoffice
Publiceren van bijvoorbeeld kosten, data/tijden, locatie, vrije plaatsen
Inrichten inschrijfformulier naar eigen wens

Automatiseren inschrijvingen

Automatisch bevestigen inschrijving
Automatisch doorzetten inschrijving naar backoffice
Automatisch inloggegevens portaal toesturen

Snelle toegang en autorisatie

Cursisten toegang geven tot eigen opleidingsdossier (kan via SSO)
Leidinggevenden toegang geven tot dossiers medewerkers voor leidinggevende
Contactpersonen toegang geven tot dossiers medewerkers voor contactpersoon
Starten van e-learning (zonder opnieuw in te hoeven loggen)

Inzicht in status en voortgang

Inzage geven in afgeronde, lopende en nog te volgen opleidingen
Inzage geven in behaalde resultaten, aan-/afwezigheid
Saldo beheer: inzicht in nog te behalen punten of resterende budgetten
Certificaten voor afgeronde opleidingen laten inzien en printen

Algemene functionaliteit

Algemeen

Onze administratie tool kun je heel breed inzetten dankzij:

Uitgebreide zoekfuncties
Data exporteren naar CSV/XLS/XML
Werkt op alle veelgebruikte browsers
Meertalig (Engels, Frans, Nederlands, Duits)
Eigen velden invoeren en instellen mogelijk

Beveiliging en toegang

De beveiliging van onze opleidingssoftware zet je zover dicht als je wilt dankzij:

Single Sign On (meerkosten zie tarieven)
Beveiliging en toegang op IP-adres
Rechten beheren per persoon / gebruikersrol
Toegang docenten tot eigen opleidingen

Standaard koppeling

Je opleiding zichtbaar maken in de zoekmachines en een groot studerend publiek kan eenvoudig op Springest. Alle opleidingen in Coachview kun je hier opzetten. We hebben namelijk een standaard koppeling ontwikkeld. Het mooie: dit kost je niets.

Functies geschikt voor

Onze opleiders administratie software biedt vrijheid aan opleiders in vele specialismen en met vele eisen. Op basis van onze klanten kunnen we zeggen dat we geschikt zijn voor

E-learnings & ELO,
Klassikaal
Blended learning
Leerlingvolgsysteem
Cursusregistratie
Cursusplanning
CEDEO en PE certificering
Learning Management Systeem

Eerst zien, dan geloven

Zo, nu je elk detail weet van Coachview wil je vast weten hoe het werkt. Je ontdekt het als je hieronder een demo aanvraagt. Je ziet dan op jouw locatie wat de cursussoftware kan. Geheel vrijblijvend, want ook dat is de vrijheid die we je als opleider geven. Mocht je al een voorkeur hebben qua datum, stuur dit dan gerust mee. Wij kijken graag wat we kunnen doen.