Thuiswerkgids: Met deze tips werk je thuis efficiënter

In 2020 is het ‘normale’ werken flink veranderd. Waar we bij Coachview normaal gesproken op kantoor werken, is voor ons én heel Nederland ineens thuiswerken de norm geworden. Dit thuiswerken vraagt een enorme veranderen voor veel van ons. Lang niet iedereen is in staat om thuis heel makkelijk de knop om te zetten van privé naar werk én weer terug. Dit komt grotendeels omdat je in dezelfde vertrouwde omgeving bent. Een vertrouwde omgeving die veel afleidingen heeft. Ook wanneer je bezig bent met de cursusadministratie. Wil je alle inschrijvingen van deze week verwerken? Dan komt nét de kat vragen om aandacht of wordt je door iets anders afgeleid. Om je te helpen efficiënter thuis te werken, hebben we meerdere thuiswerktips voor je klaarstaan.

#1: Houd vaste werktijden aan

Laten we beginnen met iets wat je snel kan aanpassen. Werk je thuis op onregelmatige werktijden? Dan is het slim dit als eerste aan te passen naar het ritme dat je op kantoor ook had. Volgens onderzoek van Forbes Magazine leiden patronen, zoals werktijden, tot een hogere productiviteit. We zijn over het algemeen dus productiever als we vaste werktijden aanhouden. Deze werpen hun vruchten af wanneer je ze ook structureel volgt. En dat wordt makkelijker naarmate je ze vaker doet.

Bepaal dus voor jezelf in welke periode al het werk af wil krijgen. Dit kan natuurlijk om de een of andere reden afwijken van je normale werktijden. Je begint een halfuurtje eerder, omdat je geen reistijd hebt of je begint iets eerder om zo bijna klaar te zijn als de kinderen thuiskomen. Probeer ook op vaste tijden te lunchen en werkte je maandag ochtend altijd de lopende opleidingen bij? Hou deze planning dan thuis ook aan. Zo weet je wekelijks waar je aan toe bent. Tot slot moeten je stoppen met de grootste dooddoener. De nog-even-tussendoor-taken. Nog even tussendoor een opleiding inplannen of inschrijving verwerken om 8 uur ’s avonds. Erg fijn voor de cursist natuurlijk, maar jouw kloof tussen werk en privé is zojuist weer een stukje kleiner geworden.

Door dag in dag uit op hetzelfde moment te beginnen en ook écht te eindigen, creëer je vastigheid voor jezelf. Dit ritme voorkomt dat je werk uitstelt en dat het ineens een race tegen de klok wordt. Er gaat niets boven een goed begin van de dag, waarbij je voor het middaguur al flink op weg bent met je dagtaken. Hoe fijn is het als je in de ochtend alle nieuwe inschrijvingen al hebt verwerkt?

#2: Richt een specifieke werkplek in

Nu je structuur hebt in tijd, is het goed om ook te kijken naar je werkplek. Werk je aan de keukentafel waar je ontbijt van vanochtend nog staat? Dan is het hoog tijd om daar verandering in te brengen. Probeer één specifieke plek in te richten die je alleen gebruikt voor werk.  Volgens de National Health Service van het Verenigd Koninkrijk brengt niets je direct zo goed in werkmodus als een eigen plek die hier speciaal voor ingericht is. In het ideale geval is dit een werkkamer met een bureau en een goede bureaustoel. In deze kamer kun je jezelf afzonderen en helemaal richten op de taken van de dag.

Dit klinkt natuurlijk allemaal leuk en aardig, maar niet iedereen heeft een speciale werkkamer tot zijn of haar beschikking. In dat geval is het ook een goede optie om een specifieke hoek op zolder of in de slaapkamer in te richten. Al heb je maar een klein tafeltje en een computer tot je beschikking. Het feit dat deze plek alleen is om te werken zorgt al voor meer productiviteit. Op de plek kan je jezelf namelijk afzonderen van jouw privé-omgeving. Deze werkplek is onlosmakelijk verbonden met productief werken. Je gaat dan ook echt een bepaalde werkmodus in wanneer je op deze plek gaat zitten.

thuiswerkplek coachview

#3: Blijf in contact met collega’s

Naast ritme hebben in tijd en locatie, is het belangrijk om in contact te blijven met je collega’s. Zeker nu is het makkelijk om het contact met je collega’s te laten verwateren. De korte gesprekken bij de koffiehoek of tijdens de lunch vallen helemaal weg. Het ontbreken van deze persoonlijke interacties kan ervoor zorgen dat een persoon zich eenzaam voelt, zegt Nicholas Bloom, professor aan Stanford Universiteit in Californië. Nicholas Bloom onderzoekt zijn hele carrière al werkmethoden, zoals thuiswerken. Bel dus dagelijks even een aantal collega’s. Gewoon om even bij te kletsen. Al is het maar 5 minuten. Zo hebben bij Coachview een online pubquiz gespeeld om naast toch gezellig bij elkaar te zijn! Naast het voorkomen van eenzaamheid zorgt persoonlijk contact met medewerkers voor de andere voordelen.

Betere sociale relaties

Op een doorsnee werkdag op kantoor ben je relatief vaak in contact met je collega’s. Al is het maar een snel praatje tussen de werkzaamheden door of tijdens de pauze. Dit voelt gewoon erg goed. Je krijgt daardoor het gevoel dat je samen ergens naartoe werkt. Je maakt met z’n allen deel uit van een organisatie. Dit groepsgevoel wil nog weleens wegebben wanneer je dagenlang alleen thuis aan het werken bent.

Meer kennis over wat er speelt binnen het bedrijf

Tegelijkertijd weet je ook een stuk beter wat er precies gaande is binnen het bedrijf. Er zijn namelijk altijd bepaalde dingen die collega’s weten waar jij zelf nog niet van hebt gehoord. En andersom. Door geregeld in contact te blijven met elkaar ben je veel beter op de hoogte van wat er speelt. Misschien kun je hier op een specifieke manier wel voordeel uit halen.

Hulp bij specifieke werkzaamheden

Daar komt nog bij dat collega’s op kantoor altijd klaarstaan om je te helpen. Tijdens het thuiswerken werkt dit uiteraard net wat anders. Wil je snel even feedback? Dan liep je voorheen gewoon naar je collega toe. Met thuiswerken is dat natuurlijk iets lastiger. Zorg dat je collega’s altijd kan bereiken. Heb je een telefoonnummer van iedereen? Of kan je collega’s via Microsoft Teams inbellen? Zorg dat snel de juiste collega kan bereiken.

Thuiswerkgids Microsoft Teams

#4: Zorg voor overzicht

Het verliezen van overzicht is een van de meest negatieve effecten van thuiswerken. De New York Times weidde hier recentelijk een groot deel van een artikel aan. Op werk is alles min of meer overzichtelijk. Je weet precies waar documenten staan en hoe je bepaalde informatie moet opzoeken. Wanneer je thuis werkt, is dit mogelijk helemaal anders. Werk je met verschillende Excellijsten die alleen vanaf kantoor bereikbaar zijn? Dan kan je wel eens in moeilijkheden komen tijdens het thuiswerken. Het downloaden van deze lijsten en versiebeheer zijn problemen waar je dagelijks tegenaan loopt. Dit probleem gaat ons enorm aan het hart. We werken namelijk al jaren om dit op te lossen door de gehele cursusadministratie in één systeem onder te brengen. Met Coachview heb je altijd alle data binnen handbereik. Lees hier hoe we dit doen. Als SaaS oplossing heb je altijd en overal toegang tot je cursusadministratie. Zo heb je altijd en overal grip en overzicht over de gehele administratie.

#5: Stem regels af met mensen thuis

Een belangrijk vijfde punt is dat je met de mensen thuis afstemt hoe jij je thuiswerkzaamheden graag indeelt. Zo is het goed mogelijk dat je een partner en/of kinderen thuis hebt. Wanneer deze je om de 10 minuten om hulp vragen, word je continu uit je werkmodus getrokken. Zie er dan maar eens terug in te komen. Het vergt mentaal veel energie om iedere keer weer opnieuw te focussen. Spreek daarom af dat je alleen in zeer dringende situaties of op bepaalde tijden wordt gestoord. Wanneer het dus echt niet anders kan. Je hebt dan normaal gesproken alle tijd om lange periodes achter elkaar door te werken. Deze vorm van focus gaat je goed doen. Je krijgt je werk sneller af en het thuiswerken kost minder energie.

thuiswerkgids Coachview cursusadministratie software

#6: Houd afleidingen op afstand

Naast de mensen die bij jou thuis rondlopen, zijn er nog een groot aantal andere zaken die je kunnen afleiden. Over het algemeen geldt voor veel mensen hetzelfde.

Smartphone

Deze is waarschijnlijk de nummer één afleider. Tegenwoordig zitten we met zijn alle steeds vaker op onze telefoon. Puur doordat je werkelijk overal toegang toe hebt. Denk aan het nieuws, sociale media of bepaalde spelletjes. Zet je mobiel daarom op een stand dat deze alleen geluid maakt als iemand je belt. En leg hem buiten je bereik neer, zodat je er niet continu naar grijpt. Klinkt dit simpel? Zeker! Maar ga eens na hoe vaak je hem daadwerkelijk buiten handbereik hebt liggen.

Omgevingsgeluiden

Ook omgevingsgeluiden werken enorm afleidend. Een tv in een andere kamer, een huisdier, of de vuilniswagen die langsrijdt. Haalt het je maar even uit je concentratie? Zelfs dan kost het je energie om je opnieuw te concentreren. Dit is makkelijk te voorkomen door een goede koptelefoon met Active Noice canceling. Dit onderdrukt geluiden van buitenaf door heel subtiel een geluid op een tegengestelde frequentie te produceren. Hierdoor hoor je tijdens het thuiswerken vrijwel niets en wordt je veel minder afgeleid.

Meldingen op je computer

Pling! Een nieuwe mail of update van Windows. In een dag tijd kan je computer wel 150 meldingen geven. Wil je dit aantal terugschroeven? Dit kan supereenvoudig. Windows helpt je hier bij via de functie ‘Concentratiehulp’. Dit zorgt ervoor dat je alleen meldingen krijgt die prioriteit hebben. Wil je echt grondig zijn? Dan schakel je ook zo alle meldingen uit. Ook op MacOs schakel je eenvoudig de notificaties uit. Lees hieronder hoe je dit doet.

 

Concentratiehulp windows:

https://computertotaal.nl/artikelen/pc/gebruik-de-concentratiehulp-van-windows-10/

Notificaties uitzetten MacOS:

https://support.apple.com/nl-nl/guide/mac-help/mh40609/mac

Aan de slag met deze thuiswerktips

Door deze tips toe te passen, ga je binnen de kortste keren al duidelijk verschil merken. Ga je aan de slag met deze tips of zijn het voor jou allemaal open deuren? We horen het graag van je. Ook nieuwe tips komen we graag te weten, zodat we deze kunnen delen. Als thuiswerker ben jij natuurlijk de ervaringsdeskundige.

Bronnen:

Thuiswerken Nicholas Bloom

https://news.stanford.edu/2020/06/29/snapshot-new-working-home-economy/

Systemen voor productiviteit

https://www.forbes.com/sites/bryancollinseurope/2018/09/13/3-essential-systems-for-becoming-massively-productive/

Perfecte thuiswerkplek volgens National Health Service UK

https://www.nhs.uk/oneyou/every-mind-matters/7-simple-tips-to-tackle-working-from-home/

Problemen met overzicht New York Times

https://www.nytimes.com/2020/03/18/technology/personaltech/working-from-home-problems-solutions.html