In 4 stappen goed voorbereid op nieuwe opleidingssoftware

Nieuwe software voor je cursusadministratie, YES(!), mag ik al beginnen? Houd dat gevoel vast en begin bij… een goede voorbereiding. Want bij nieuwe opleiderssoftware komt zeker een stuk implementatie kijken. Deze whitepaper bereidt je tot de tanden voor op die fase. En is ook interessant als je niet voor ons kiest. Dat noemen wij vrijheid in hoe jij opleidt. Voor ons telt is dat jij een passende administratie voor je opleidingen creëert. Laat weten hoe goed deze Implementatie Paper je heeft geholpen. Succes!

1. Start een project

Implementaties bij Coachview kennen twee kampen. De ene bereidt zich intensief voor. De ander implementeert vluchtig naast de huidige werkzaamheden. Spoiler alert: die laatste groep haakt het vaakst af en vervalt in de oude onhandige werkwijze. Dat is vast niet wat je wil. Hoe zorg je dat je wel slaagt? Een projectmatige aanpak. Met een kop en een staart en eindverantwoordelijken aan zowel klant- als leverancierzijde. Stap 1 is dus: een project starten. Twee belangrijke onderdelen uitgelicht. Rolverdeling op rolletjes Een goed project slaagt met een goed rolverdeling. Vooraf de mensen betrekken wie allemaal iets moet
vinden, geeft achteraf de minste weerstand. Rollen die we vaak terug zien zijn de It-deskundige, een administratief medewerker, een boekhouder en een projecteigenaar. Zorg dat je voor de volgende onderwerpen weet of en wie je nodig hebt en je hebt jouw lijst. De verantwoordelijke voor de interne implementatie.

  1. Wie gaat er dagelijkse met de software werken?
  2. Moet het systeem koppelen met andere software systemen? Wie regelt dat?
  3. Wie beheert gegevens rondom de historie van opleidingen en bedrijven en personen.
  4. Boekhouding verantwoordelijke (als je factureert vanuit het systeem.)
  5. Bij de leverancier(s) is verantwoordelijk.

Tijd is goud

Tijd is geld, de organisatie draait gewoon door. Maar tijd is ook goud in de implementatie. Neem je niet de benodigde tijd, dan volgt een stroperig proces. De liefde voor het eerst zo handige lijkende administratiepakket keldert tot onder het vriespunt. Zonde. Bekijk daarom vooraf de capaciteit van de organisatie zodat je vol energie je nieuwe manier van werken omarmt.

  1. Hoeveel personen werken mee aan de implementatie?
  2. Hoeveel minuten per dag of week hebben zij naast de dagelijkse werkzaamheden over?
  3. Hoeveel tijd schat de maker van de cursusadministratie software vooraf in dat je nodig hebt?
  4. Bereken nu het ideale tijdspad. (Aantal beschikbare minuten per week / geschatte tijd leverancier)
  5. Welke buffer reken je? (Er gaan altijd dingen mis. Reken minstens 10%.)
  6. Nu kun je een solide deadline bepalen voor de interne organisatie. Stem deze af met de leverancier.

– Huur eventueel een projectmanager in die alles overziet. Wij zien bij de klanten die het doen, dat het erg goede resultaten oplevert en zelfs kosten bespaart.

2. Inventariseren

Als je projectteam staat kun je aan de slag met je productcatalogus. Weet je nog niet precies wat elk product aan administratie nodig heeft in de software? Start dan al vóór het kiezen van cursusadministratie software bij de workflow. Dit helpt je slimme vragen te stellen tijdens demo’s en nog dichter bij de dienst te komen die past bij jouw processen. Weet je al wel hoe jouw workflow in elkaar zit? Kijk dan hoe je je workflow uniform maakt.

Elk product de juiste workflow

Als je projectteam staat kun je aan de slag met je productcatalogus. Weet je nog niet precies wat elk product aan administratie nodig heeft in de software? Start dan al vóór het kiezen van software bij de workflow. Dit helpt je slimme vragen te stellen tijdens demo’s en nog dichter bij de dienst te komen die past bij jouw processen. Weet je al wel hoe jouw workflow in elkaar zit? Kijk dan hoe je je workflow uniform maakt

Documenten uit flows in onze opleiderssoftware

Bevestiging en/of uitnodiging:

  • Naar de deelnemer
  • Naar de contactpersoon
  • Naar de docent(en)
  • Naar de locatie(s) waar trainingen worden gegeven.

Wijziging planning:

  • Naar de deelnemer
  • Naar de contactpersoon
  • Naar de docent(en)
  • Naar de locatie(s) waar trainingen worden gegeven.

Annulering opleiding: (go/no-go)

  • Naar de deelnemer
  • Naar de contactpersoon
  • Naar de docent(en)
  • Naar de locatie(s) waar trainingen worden gegeven.

Jouw werkproces met Coachview

  1. Wachtlijst plaatsing.
  2. (Credit)factuur naar particulier en/of bedrijf met begeleidende e-mail.
  3. Akkoord vragen planning aan docent.
  4.  Versturen verzoek koppeling agenda aan agenda docent.
  5. Certificaten / diploma’s / bewijs van inschrijving, Eventueel met begeleidende e-mail/brief.
  6. Presentie of deelnemerslijst per dag / per opleiding of per onderdeel
  7. Autorisatieproces leidinggevende: Verzoek tot digitaal invullen akkoord / niet-akkoord deelname medewerker.
  8. Niet of wel akkoord melding via e-mail naar medewerker
  9. Evaluatie uitnodiging / herinnering / bedankje digitaal invullen.
  10. Algemene e-mail naar persoon/bedrijf/docent/contactpersoon klant.

Van keurslijf naar uniform

Nu je precies weet hoe je hele flow eruitziet. Kijk dan nu eens naar de uitzonderingen binnen elke flow. Stel jezelf de kritische vraag: dragen deze bij aan mijn klantsucces? Of houden deze mijn processen onnodig in een keurslijf? Maak uitzonderingen uniform als ze niet of niet genoeg bijdragen aan je succes.

Oude gegevens in nieuwe vakken

Vraag voorbeeldbestand(en) importeren

Zorg dat je vooraf precies weet hoe je organisatie de gegevens importeert. Welke bestanden je moet aanleveren. En wat het formaat is van de data. Vraag ook om voorbeeldbestanden zodat je snel van het ene, naar het andere bestand kan knippen plakken.

Vraag wat er niet wordt geaccepteerd

Vaak weet je precies wat je moet aanleveren, maar niet wat je niet kan aanleveren. Zorg daarom dat je weet welke encoding bijvoorbeeld niet kan en welke tekens dan problemen kunnen geven tijdens de import.

Verzamel oude gegevens

Wie hebben de meest actuele gegevens in handen? Breng hen in opperste staat van paraatheid en spreek een deadline af om het aan te leveren.

Plaats oude gegevens in één bestand

Mocht je deelbestanden krijgen voor een of meerdere typen import bestanden. Sla ze dan zo snel mogelijk op in één bestand. Dit scheelt je zoekwerk, mocht er ergens een foutje ontstaan.

Controle data

Controleer op basis van het bestandsformaat en de encoding de oude gegevens. Let niet alleen op speciale tekens maar ook op overtollige spaties die je dwars kunnen zitten tijdens een import. Doe dit in je oude bestand, of beter, sla een tussenbestand op. Alles klaar? Kopieer alle data dan naar het bestandsformaat dat je gaat aanleveren.

Lever in één keer de complete lijst aan.

Dat scheelt fouten. Het kan maar 1 keer fout gaan en het is snel te herstellen door opnieuw te beginnen. Importeer je data in delen dan kan volledig herstellen niet altijd. Vraag hoe het importeren bij jouw dienstverlener werkt.

3. Inrichten

Klaar voor een nieuwe uitdaging? Het inrichten kan beginnen. Hoe goed je ook plant, tijdens deze fase loop je gegarandeerd tegen zaken die niet in je gekozen systeem passen. Balen. Dankzij je inventarisatie los je dit gelukkig snel met de dienst op. Zeker nu knopen hakken je tweede natuur is. Een handig model dat wij gebruiken om samen met de klant beslissingen te nemen over zo´n oplossing.

Het bovenstaande model symboliseert hoe we samen met klanten tot een oplossing komen. Wij vinden dat een systeem nooit helemaal mag bepalen hoe jij werkt. Andersom moet een systeem zich nooit helemaal aanpassen aan hoe jij werkt. Beide zijn niet productief. Het is de uitdaging samen te achterhalen hoe je de mogelijkheden van de software het beste kan benutten. En wanneer het nodig is dat een software leverancier iets extra’s doet. Vraag naar de best practices van andere klanten om je voor te bereiden.

Koppelingen

Koppelingen lijken makkelijk. Het regelen ervan, zeker als het om een nieuwe gaat, kan nog wel eens een hoofdpijn case worden. Met deze aspirine voorkom je dat:

  • Twee partijen. Eén eigenaar.
  • De leverancier van de koppeling.
  • En de leverancier van de software.
  • Bepaal wie de eigenaar is.

Weten waar de verantwoordelijkheden liggen, schakelt makkelijker. Zo simpel kan het soms zijn.

4. Praktische tips

Het voortraject staat. Het enige dat je nog nodig zijn onderstaande tips. De keuzes die je hierin maakt zijn doorslaggevend in de doorlooptijd en het plezier dat je haalt uit de implementatie. Kortom: de energie die je overhoudt om daadwerkelijk te starten.

Klein opschalen

Je kiest opleidingsadministratie software op wat het allemaal kan en wat je allemaal nodig hebt. Veel bedrijven willen graag in één keer ‘bam’ live. We zien bij onze klanten dat ze het meeste plezier uit onze software halen, als ze dat juist lean en mean in kleine stapjes doen. Zij leren eerst goed hoe in het nieuwe systeem opleidingen aanmaken, bedrijven beheren en documenten klaarzetten en nemen er dan steeds een stukje bij. Bekijk welke delen noodzakelijk zijn voor je eerste livegang en welke functies je later kan inschakelen.

Kies een aanvoerder

Wil je echt profiteren van je nieuwe dienst? Vertrouw dan niet alleen op goede services van een helpdesk. Stel een kartrekker aan die elke andere teamspeler uit het slop trekt wanneer nodig. Of diegene nu een vraag heeft, of de weg kwijt is. Iemand die de eigen bedrijfsprocessen goed kent, helpt altijd beter dan iemand die gist vanuit een telefooncentrale. (Hoe onze helpdesk ook zijn best doet.)

Vraag best practices

Heb je al een paar systemen op het oog? Vraag ze dan gerust om de best practices die vergelijkbaar zijn met jouw vraag. Hier steek je veel van op, omdat je direct ziet of de dienst bij jouw organisatie past.

Huur consultancy

Heb je hulp nodig bij het implementeren en starten van de nieuwe software? Vraag dan of er ervaring is met consultancy. En wat het kost om het in te huren. Binnen enkele maanden verdien je dat terug. Je kunt eerder starten met de software en processen zijn meer gestroomlijnd. ‘

Investeer in kennis

Kies je voor een SaaS dan is dit een belangrijk punt. Want een SaaS ontwikkelt altijd door. Wat jouw vraag ook is. Dat is fijn, want je kan continu innoveren. Je moet wel weten op welke gebieden dat kan. Als je investeert in de kennis van je gebruikers zien ze sneller kansen voor een optimalere opleidingsadministratie.

Hak knopen

Discussiëren, zo tijdrovend. Wil je knopen doorhakken? Zet dan alleen de mensen aan tafel die er echt toe doen voor die beslissing. Iedereen betrokken houden is goed. Iedereen mee laten beslissen beklemt.

Laat ons weten wat je van deze whitepaper vindt

We hebben onze kennis met liefde en zorg samengesteld. Als het niet (genoeg) helpt, dan moet het beter. Vertel ons wat je mist, of juist wat je goed vindt. Jouw feedback zorgt dat jij en anderen in de toekomst weer slimmer implementeren. En zo met meer vrijheid opleiden.

Vragen? Stellen.

Met ruim 200 klanten zijn veel vragen beantwoord rondom cursusadministratie. Dus vraag maar raak. Weten we het antwoord niet? Leuk! Zoeken we ernaar. Bel onze helpdesk via 088 44 88 555 of mail helpdesk@coachview.net

Download de whitepaper als pdf