Coachview werkproces masterclass

Bij Coachview vinden we administratief handwerk maar verspilde tijd. Als opleider moet je bezig zijn met de inhoud en niet honderden facturen handmatig versturen of administratie dubbel vastleggen. Daarom werken we bij Coachview iedere dag aan het automatiseren van jouw terugkomende handelingen in ons cursusadministratie systeem. Lees in dit artikel alle verbeteringen die we de laatste tijd hebben doorgevoerd die jouw handwerk doen verdampen. Misschien heb je deze door alle drukte wel gemist? Dan is dit het uitgelezen moment om jouw backoffice en Coachview te optimaliseren.

 

Acties in bulk aanpassen

Soms moet je enorm veel acties aanpassen. Om dit één voor één te doen is onbegonnen werk. Daarom pas je acties al een tijdje in bulk aan via Coachview. Zo pas je in een druk op de knop de eigenaar of start- en einddatum van de actie aan. Laat je het eigenaarsveld leeg? Dan verwijdert hij direct alles. Super makkelijk! Het in bulk aanpassen doe je door in het actiescherm op bewerken te klikken.

acties aanpassen in bulk

Automatische acties voor opleidingslocatie

Verstuur je handmatig presentielijsten en dieetwensen naar de opleidingslocatie? In Coachview automatiseer je deze handelingen. Heeft een opleiding de status definitief? Dan verstuurt Coachview automatisch de presentielijst, of andere documenten naar de juiste locatie. Om dit in te richten moet je actie templates maken op met de datagroep “OpleidingsOnderdeelLocatie ”. Wil je dit niet helemaal zelf doen? Dan hebben wij al het template “Locatie uitnodigen” voor je klaarstaan in Coachview!

 

Slaging als voorwaarde voor automatisering

Heeft een cursist een opdracht of e-learning nog niet gemaakt? Dan wil je hem of haar het liefste automatisch een herinnering sturen. Voorheen moest je de Slaging als ‘Nee’ registreren. Dit zijn natuurlijk weer extra handelingen. Door nu als voorwaarden ‘Geslaagd: onbekend’ te selecteren bij actie templates in de datagroep ‘opleidingsonderdeeluitvoering’ kan Coachview automatisch de controle uitvoeren en een herinnering sturen! Hierdoor hoef je de slaging bij een deelnemer niet meer te veranderen om deze workflow te starten. En checkt Coachview dit voor je. Zeker de moeite waard om te implementeren dus!

Geslaagd als voorwaarde in coachview

 

Aanvraagstatus gebruiken als voorwaarde

Verstuur automatisch een e-mail als een aanvraag verandert naar order of stuur een herinnering als een aanvraag nog niet is betaald. Dit is mogelijk door de status van een aanvraag te gebruiken als voorwaarde van een actie template. Pas wanneer je zeker weet dat de aanvraag order is, verander je de status en zal de workflow gaan starten.

 

Financiële status gebruiken als voorwaarde in actie templates

Pas een cursist inschrijven voor een opleiding als de klant heeft betaald? Door financiële status in automatische acties te gebruiken heb je de mogelijkheid om een plekje te reserveren voor personen in een opleiding. Zodra de betaling binnen is, zal Coachview automatisch het werkproces starten.

status opleiding

Opleiding automatisch definitief maken

Heeft je opleiding 3 weken voor de start nog niet het minimumaantal deelnemers bereikt? Stuur dan automatisch een mail naar je marketingafdeling dat er meer aandacht aan de opleiding moet worden gegeven. En zit een opleiding 3 maanden voor de startdatum vol? Dan is het slim om misschien nog eenzelfde opleiding te plannen! Deze automatische acties stel je in via actie templates met de datagroep ‘Opleiding’ via Min. cursisten bereikt of Max. cursisten bereikt als voorwaarde. Hierdoor helpt Coachview bij een cruciaal onderdeel van je werkproces.

Zo stel je de voorwaarde in:

Minimale aantal wel/niet bereikt

Maximale aantal wel/niet bereikt

Volledig automatisch factureren

Sinds kort automatiseer je in Coachview heel je facturatieproces rondom je cursussen. Van het maken van conceptfacturen na een aanvraag tot het omzetten van concept naar definitieve factuur. Werk je met een boekhoudsysteem? Dan kan de factuur automatisch vanuit Coachview worden overgezet. En natuurlijk wordt de factuur met begeleidende mail naar de klant gestuurd.

Wil je volledig automatisch gaan factureren? Dan helpt dit kennisbank artikel je verder op weg!

 

Direct aan de slag?

Wil je deze verbeteringen doorvoeren maar weet je niet precies hoe? Klik hier om even te mailen naar onze helpdesk, informatie over welke processen je wilt automatiseren. Marloes en Mandy kunnen je perfect verder helpen. Werk je nog niet met Coachview? Dat is nog eens zonde!