5 belangrijke vragen om de ideale cursusadministratie software te kiezen

08 januari 2019

Herken je dat, dat de backoffice steeds vaker wordt opgeslokt door administratieve handelingen rondom opleidingen en cursussen? Wil je dat het liefst vandaag nog automatiseren, maar worstel je met het ingewikkelde keuzeproces? Met deze 5 belangrijke vragen maken we je zoektocht naar geschikte cursussoftware een heel stuk makkelijker.

1. Wat voor doel wil ik bereiken?

Stel je voor dat je 1 jaar live bent met je nieuwe cursusadministratie software. Wat heb je dan bereikt? Het lijkt een simpele vraag, maar als je deze helder krijgt, maakt dat het kiezen in het woud van aanbieders meteen simpeler. Wil je van een Excel workflow naar een workflow met meer inzicht op je processen? Dan telt accountability en de mogelijkheid om een eigen dashboard in te richten zwaar mee. Wil je dat collega’s meer tijd aan de inhoud van opleidingen besteden? Dan is het goed te focussen op hoe sterk een pakket jouw workflow automatiseert. En werk je met hoge volumes en veel personeel? Dan wil je waarschijnlijk Single Sign On en de mogelijkheid om specifieke rollen en rechten in te stellen voor elke afdeling. Zoals je ziet komt elk doel met een nadruk op andere eisen en dat maakt een groot verschil als je straks voor je definitieve keuze staat.

2. Welke functies heb ik echt nodig?

Als je helder hebt hoe de software je doelen moet halen, is het slim je te richten op de functies die hiervoor nodig zijn. Kijk hier altijd kritisch naar je huidige werkprocessen en hoe deze vertalen naar functies in software. Het is verleidelijk in het zoekproces verliefd te worden op een bepaalde functie, maar als je die maar zelden gebruikt, kost het je onnodig veel geld. Vraag daarom altijd brochures of een functiesheet op zodat je nog voor de demoaanvraag verschillende softwarepakketten kan vergelijken. 

Merk je nu dat niemand in je selectie van cursussoftware een specifieke functie ondersteund? Bedenk dan vóór je extra maatwerk overweegt, of die functie wel écht waarde toevoegt in je proces. Heel vaak willen opdrachtgevers processen in het softwarepakket, ‘omdat het nu eenmaal altijd wordt gedaan’. Als dit proces stiekem niet echt waarde toevoegt, is het zonde van het geld. Het matchen van functies is dus ook een mooie gelegenheid om je eigen processen kritisch te beoordelen.

3. Past de software bij mijn bedrijf?

Bedrijven veranderen continu. Groei, fusies, overnames maken het belangrijk dat je een softwarepakket voor je cursusregistraties kiest dat net zo flexibel is als jouw organisatie. Vraag daarom altijd naar de mogelijkheid om diensten aan te passen tijdens de contractperiode. Ook kan je organisatie maatwerk nodig hebben, zoals een maatwerkfunctie of koppeling met een specifiek systeem dat je gebruikt. Weet je na je zoektocht nog niet zeker of de software voor jouw organisatie geschikt is? Bel dan naar het bedrijf dat de software voor cursusadministratie aanbiedt. Niet alleen ontdek je dan of de software bij je bedrijf aansluit, je hoort ook meteen wat voor mensen aan het product werken - en of die bij jou passen.

Past deze opleidingssoftware bij je

4. Is de tool eenvoudig te implementeren en te gebruiken?

Je huidige manier van werken gaat met het nieuwe pakket zeker veranderen. Alleen hoeveel impact heeft dat van tevoren? Heb je extra projectmedewerkers nodig? Hoeveel tijd is er nodig buiten de waan van de dag. Hoe snel heb ik mijn personeel getraind? Vraag daarom hoe een implementatietraject verloopt. En als je dan toch bezig bent, check dan meteen de kwaliteit van de klantenservice en welke opties om het programma te leren er zijn. Bijvoorbeeld een kennisbank, trainingen of webinars. Je voorkomt zo dat processen stilliggen omdat de software vastloopt.

5. Wat levert de software mij op?

Oke, je bent nu een heel eind op weg. De implementatie lijkt als een zonnetje te gaan, functies passen precies en je hebt je doel helder voor ogen. Maar wat levert de software nou ‘hard’ op in geld, of uren? Wil je grondig te werk gaan, overweeg dan een nulmeting binnen je organisatie. Leg vast hoeveel tijd je kwijt bent aan elke soort taak in de opleidersadministratie. Kijk ook hoeveel je huidige cursusadministratie je kost. Vraag de leveranciers op basis van die nulmeting een inschatting te maken over hoeveel FTE ze verwachten dat je slimmer kan inzetten.

Ook een interessante in de overweging: de Total Cost of Ownership, zeker als je twijfelt tussen maatwerk of een SaaS-pakket (Software as a Service). Bij SaaS zijn innovatie- en servicekosten meestal verwerkt in het tarief, bij maatwerk sluit je hier losse contracten voor af. Bereken daarom altijd hoeveel beide opties kosten over een periode van 5 jaar, inclusief álle verwachte kosten zoals het trainen van personeel en het onderhoud van het maatwerkpakket.

Aan de slag

Nu je deze 5 vragen hebt beantwoord, zul je zien dat het softwarepakket kiezen voor cursus- en opleidingsadministratie veel makkelijker gaat. Wil je je zoektocht nog verder verfijnen? In onze gratis Whitepaper ontdek je 10 extra tips voor het kiezen van de beste cursusadministratie tool.